Réglement d’intervention

1- Cadre d’intervention :

L’assistance concerne des projets communaux situés hors des compétences de la Communauté d’Agglomération.

La Mission assurée dans le cadre de la Plateforme Ressources est une mission d’accompagnement ne pouvant en aucun cas s’analyser en une mission d’Assistance à Maitrise d’Ouvrage au sens de la loi Maitrise d’Ouvrage Publique (MOP).

Par ailleurs, il s’agit bien d’un service mis à disposition par la Communauté d’Agglomération et non d’une prestation de service au sens du Code des Marchés Publics.

Dans le cadre de l’assistance aux projets communaux, les personnels de la Communauté d’agglomération agiront en concertation étroite et permanente avec les élus locaux porteurs du projet et avec les partenaires institutionnels et associatifs (Pays Beaunois notamment). L’accompagnement du projet devra permettre d’assurer une sécurité juridique optimale tout au long de la procédure, et notamment le respect des dispositions du Code des Marchés Publics.

2- Modalités d’intervention :

-1. Délibération de la commune portant adhésion à la Plateforme Ressources – Volet Assistance aux projets communaux

-2. Accusé Réception de la Communauté d’Agglomération prenant acte de l’adhésion et mentionnant la personne en charge du suivi du dossier

-3. Prise de connaissance du dossier par les services de la Communauté d’agglomération (réunion avec les élus porteurs du projet)

-4. Restitution par la Communauté d’Agglomération d’un premier document de travail – Point de départ effectif de la mission (rédaction d’une note préalable, d’un plan de financement prévisionnel, d’une publicité à faire paraître……)

-5. Emission d’un titre de recette par la Communauté d’agglomération (1ère période de 12 mois puis à chaque date anniversaire)

-6. Déroulement de la mission pendant toute la durée du projet (cf détails au point 3°)

-7. Fin de la mission (quitus donné par la Communauté d’Agglomération sur la base d’un élément objectif (réception du chantier par exemple)

Modalités propres à la facturation : de date à date pendant la durée de la mission puis au prorata des mois écoulés de la date de la dernière facturation au quitus donné par la Communauté.

Exemple :

Emission du 1er titre de recette en octobre 2008, facturation tous les ans à la même date anniversaire.
Quitus donné en Janvier 2010 : le dernier titre de recette portera sur la période octobre 2009 à janvier 2010.

Une seule adhésion sera facturée à la commune quel que soit le nombre de projets en cours sur une même période.

Sur la base de l’exemple précédent, si la commune confie un nouveau projet à la Plateforme ressources en 2009, il n’y aura pas de nouvelle facturation. Par contre, si ce projet dure 3 ans, la période de facturation sera prolongée d’autant.

Pour une mission de moins d’un an, de mars à octobre par exemple, une année pleine sera néanmoins facturée.

3- Détails de l’intervention :

3-1° Approche globale du projet :

  • étude succincte de faisabilité,
  • identification des partenaires et des contraintes éventuelles,
  • analyse du contexte législatif et règlementaire (code des marchés publics, droit des sols, règlement sanitaire….),
  • détermination des procédures à suivre,
  • montage d’un premier plan de financement.

3-2° Constitution des dossiers de demandes de subvention auprès des différents partenaires et suivi tout au long de l’avancement du projet (envoi des pièces justificatives notamment).

3-3° Exemple d’accompagnement dans le cadre d’une construction ou d’une rénovation de bâtiments :

  • Assistance au choix du Maître d’œuvre et des Bureaux d’étude techniques (études de sol…) : rédaction des cahiers des charges, avis d’appel public à la concurrence, aide à la sélection des candidatures et des offres, rédaction des projets de délibérations correspondants, aide à la signature et la notification des marchés ;
  • Suivi du marché de maitrise d’œuvre : coordination entre les différents intervenants (maître d’ouvrage, bureaux d’études), animation de l’équipe pluridisciplinaire, prise de rendez-vous avec le maître d’ouvrage jusqu’à l’Avant-Projet Sommaire puis aide à la préparation du Dossier de Consultation des Entreprises, aux démarches de dépôts de permis de construire, à la saisine de la Commission d’accessibilité ;
  • Assistance au lancement et à l’attribution des marchés de travaux : rédaction de l’avis d’appel public à concurrence, réception des offres, assistance lors des Commissions d’Appel d’Offres, rédaction des projets de délibérations correspondants, assistance à la signature et à la notification du (des) marché(s) ;
  • Assistance à la recherche d’une assurance Dommage-Ouvrage et d’une responsabilité Tous risques chantier ;
  • Suivi financiers des marchés d’études et de travaux : aide au suivi du paiement des acomptes, contrôle des documents avant paiement,….

Cette liste est une illustration de l’accompagnement proposé par la Communauté d’agglomération au regard des grandes étapes d’avancement d’un projet et n’est en aucun cas ni exhaustive ni contractuelle.

Néanmoins, en aucun cas la Communauté d’agglomération:

  • ne signera les marchés qu’ils soient d’études, de travaux ou de prêts ;
  • ne payera directement les prestataires retenus ;
  • n’avancera les subventions et le FCTVA ;
  • ne donnera des directives aux entreprises sur le chantier et ne contrôlera les travaux réalisés.

4- Contacts

Pour tout renseignement:

M. Alain FAIVRE
03 80 24 58 89